Réussir votre déménagement d’entreprise en 6 étapes
Déménager son entreprise ne s’improvise pas d’un claquement de doigts. Pour ne pas compromettre votre activité ni le travail de vos salariés, vous devrez faire preuve d’une organisation claire et ordonnée. Voici donc les 6 étapes clés à respecter pour que le déménagement de votre entreprise se passe au mieux.
Fixez la date de votre déménagement
Fixer la date de déménagement de votre entreprise est l’étape est la plus importante, car c’est d’elle que vous pourrez fixer votre calendrier et planifier toutes les opérations à réaliser en amont du déménagement.
Sélectionnez vos prestataires
Si la réussite de votre déménagement tient en grande partie à son organisation en interne, vous aurez également besoin d’un prestataire externe pour effectuer correctement le déménagement de votre entreprise. N’hésitez pas à comparer les différentes offres de déménageurs spécialisés, afin de vous tourner vers une société expérimentée et familière des déménagements d’entreprise. Celle-ci doit être en mesure de s’adapter tant à vos besoins qu’à votre calendrier.
Les prestataires externes de votre déménagement représentent également les sociétés et artisans qui interviendront sur le chantier éventuel de vos nouveaux locaux. Aménagement, installation électrique ou du réseau informatique, décoration… Faites en sorte d’avoir bloqué l’ensemble de vos prestataires au moins trois mois avant la date du déménagement de votre entreprise.
Communiquez en interne
Le déménagement de l’entreprise peut être une importante source de stress en interne pour vos salariés, qui sont les premiers concernés par ce changement. En cela, il est important de communiquer auprès de vos équipes, les impliquer dans ce projet de déménagement et d’avancer main dans la main avec eux.
Vous pouvez par exemple nommer des responsables-coordinateurs, qui auront pour mission d’être des intermédiaires d’information auprès des équipes et de la direction, ainsi que de répartir les tâches en prévision du déménagement. Impliquez également vos collaborateurs dans la définition et les règles des nouveaux espaces, ou l’aménagement des futurs bureaux.
Inventoriez, triez et sauvegardez les ressources
Un déménagement représente toujours une belle occasion d’inventorier et trier ce que l’on garde de ce dont on se sépare. Peut-être voulez-vous profiter de l’aménagement dans vos nouveaux locaux pour remplacer votre mobilier ou votre parc informatique ? En ce cas, il vous est possible de revendre l’actuel équipement en interne à vos équipes avant d’organiser une vente externe.
Un à deux mois avant la date du déménagement, commencez à archiver et trier vos dossiers ; une belle occasion de mettre au propre l’architecture et le traitement de vos dossiers en interne ! Demander à chaque collaborateur de gérer les dossiers de sa propre compétence et de sauvegarder tous les dossiers en cours.
Faites vos cartons et transferts administratifs
Cela peut paraître être une évidence, mais il est toujours bon de le rappeler : faites vos cartons AVANT le déménagement ! Les déménageurs prestataires que vous aurez sélectionnés vous fourniront certainement tout le nécessaire ; à vous de définir un système d’étiquetage clair pour vos dossiers, postes de travail et équipements informatiques afin de les installer rapidement à leur nouvelle place.
Une fois que vous connaissez l’adresse de vos futurs locaux professionnels, effectuez les démarches nécessaires au transfert en contactant les organismes concernés (impôts, Chambre de commerce, ligne téléphonique, réseau internet, etc.). Communiquez également en préparant les futurs documents et cartes de visite afin que tout soit opérationnel dès le jour J.
Déménagement : le jour J et les suivants
Si vous avez bien préparé toutes les étapes précédentes, le déménagement de votre entreprise devrait se dérouler sans accroc. Vous pouvez éventuellement nommer une personne responsable de la supervision du déménagement, et assigner un responsable de chaque service à l’installation et à la répartition des postes dans vos nouveaux locaux d’entreprise.
Enfin, veillez à accueillir comme il se doit vos collaborateurs sur leur nouveau lieu de travail. Pour cela, organisez un pot d’inauguration et une visite de l’entreprise, afin de rendre cet événement collectif et festif !
