19 façons d’organiser vos bureaux pour une productivité maximale

Et si on vous disait qu’il y avait des moyens efficaces pour augmenter la productivité de vos collaborateurs et réduire le stress de vos équipes ?

Un des aspects le plus négligés par les entreprises est l’organisation de l’environnement de travail. Avoir des bureaux organisés et optimisés c’est plus qu’un simple attrait visuel, de nombreuses études ont démontré que l’organisation des bureaux pouvait réduire le stress des employés.

Des bureaux et des locaux en désordre envoi un signal à votre cerveau : il y a (beaucoup) de travail à faire. Lorsque votre cerveau se sent submergé par tout ce travail, réel et perçu, il déclenche une réponse au stress. L’organisation de votre espace de travail réduit la fréquence de cette réponse et vous donne un sentiment de contrôle.

En plus, être organisé vous aidera à devenir plus efficace. La recherche de dossier dans des locaux en désordre vous fait perdre du temps inutilement et vous rend moins efficace.

Il y a également un argument culturel puisque la façon dont vous organisez vos bureaux affecte le comportement de vos équipes. Développer un environnement de travail optimal vous permettra de développer la culture d’entreprise dont vos équipes ont besoin pour atteindre leurs objectifs.

Si l’idée de réorganiser tout votre espace de travail vous donne des palpitations, détendez-vous, nous avons rassemblé quelques conseils pour optimiser parfaitement vos espaces de travail.

Cachez les fils

Avec tous les ordinateurs, souris, claviers, téléphones, chargeurs qui ornent les bureaux de collaborateurs, le nombre de fils devient très rapidement incontrôlable.

Réduire l’encombrement visuel aide à réduire le stress, il est donc essentiel de cacher tous ces fils qui font désordre. Si les bureaux de vos locaux ne sont pas équipés de passe-fil, essayez d’utiliser des attaches pour les regrouper et les cacher.

Pensez à l’étiquetage

Si vous voulez rester organisé, votre étiqueteuse doit être votre meilleure amie.

Étiqueter des choses simples comme les armoires ou les tiroirs remplis de dossier vous permettront non seulement d’économiser du temps et de la frustration, mais limiteront également le nombre d’interruptions pour savoir où se trouvent tels ou tels dossiers.

Ne vous arrêtez pas au format papier présent dans vos locaux, encouragez également vos employés à renommer correctement chacun de leurs fichiers informatiques pour qu’ils puissent s’y retrouver plus facilement.

Automatisez les tâches récurrentes

Comme dans toute entreprise, il y a forcément un nombre incroyable de tâches que vous faites régulièrement qui sont chronophages.

Par exemple, s’il y a une personne en charge du réapprovisionnement des fournitures de bureau, de la planification des réunions ou encore de l’enregistrement des clients, l’automatisation de ces tâches vous permet de gagner du temps précieux au quotidien.

Identifiez les différents câbles

Dans la vie d’une entreprise, il y a souvent des départs et/ou des arrivées. Dans ces cas-là, il faut trouver un ordinateur disponible, l’installer et mettre en place tous les logiciels.

Dans le cas d’une nouvelle installation dans un open space par exemple, vous avez déjà dû vous poser cette question : « Est-ce que je peux débrancher ce câble ou appartient-il à un autre ordinateur ? »

Pour éviter de perdre du temps dans l’installation d’un nouveau PC, étiquetez vos câbles en indiquant à quel PC il appartient et ce à quoi il sert.

Organisez votre boîte mail

C’est fou le temps que nous passons à lire, à répondre et à trier nos e-mails non ? Même si l’espace de vos bureaux est optimisé, une boîte mail en désordre peut créer un sentiment de stress.

Créez une boîte priorité et configurez-là pour que tous les mails importants arrivent dedans. Encouragez le désabonnement plutôt que la suppression de mails inutiles.

Pour la communication interne, privilégiez des systèmes de messagerie instantanés comme Slack par exemple.

Privilégiez des bureaux sur roulettes

Besoin de réorganiser rapidement vos bureaux ? Plutôt que de devoir faire appel à plusieurs personnes pour réussir à tout déplacer, équipez vos locaux de bureaux sur roulettes !

Utilisez un système de ticket pour les demandes clients

Si vous êtes dans le secteur de l’informatique, administratif ou tout autre secteur qui oblige à gérer de nombreuses demandes de la part des clients, mettre en place une gestion de ticket peut vous aider à mieux vous organiser.

De nombreux logiciels ont une gestion de tickets pour les demandes entrantes. Attribuez la demande à la personne concernée, ajoutez une date d’échéance, ajoutez des notes internes… un système de gestion de ticket vous permettra de ne plus oublier la moindre demande client.

 

Et vous, donnez-vous de l’importance à l’organisation de vos bureaux ? Avez-vous des astuces à partager ?