Comment organiser une réunion à distance ?

Les réunions à distance sont devenues un élément essentiel du flux de travail, voire le seul moyen de communication dans diverses équipes à travers le monde. Si certains membres de votre équipe sont en télétravail et que d’autres se trouvent au bureau, votre entreprise doit s’organiser pour que tut le monde puisse travailler ensemble sur des projets.

Avant la réunion à distance

Avant de lancer une réunion à distance, vous devez préparer celle-ci pour que tout se passe bien. Vous devez choisir les outils à utiliser, la planifier et inviter les bonnes personnes à sa participation.

Choisir un outil de réunion en ligne

Les meilleures réunions en ligne comprennent trois éléments essentiels dont vous devez vous souvenir : la connexion, la collaboration et les commentaires. En conservant ces éléments essentiels, les participants se sentiront plus engagés tout en gardant la réunion productive.

Vous pouvez appliquer une combinaison d’outils, où chaque outil se rapporte à une certaine tâche, mais en fait une combinaison parfaite. Par exemple, vous pouvez sélectionner un système de téléphonie professionnelle ou un logiciel de conférence comme Skype pour établir la connexion, le combiner avec un outil de collaboration en temps réel pour travailler sur des conceptions et utiliser diverses méthodes pour collecter les entrées – sondages, chats, messagerie instantanée.

Préparer un espace de partage

Quel est le plus grand avantage d’une réunion réelle ? C’est une interaction en face à face, qui résulte du partage entre les différentes personnes se trouvant autour de la table de réunion. Ainsi, lors d’une réunion à distance, vous vous devez d’utiliser tous les outils de partage nécessaires pour que la réunion soit semblable à celle que vous avez l’habitude de faire au bureau.

Ceci doit comprendre des tableaux de conférence, écrans ou encore tableaux blancs partagés. Une combinaison de différents espaces partagés influence positivement la présence des collaborateurs distants lors d’une réunion.

Planifier la réunion

Se réunir pour une réunion à distance demande des efforts, alors ne perdez pas de temps pendant la réunion. Ayez un plan avec des éléments spécifiques à couvrir et respectez-le. Il est préférable de partager l’ordre du jour à l’avance avec ceux qui y participeront, afin que chacun puisse se préparer.

Inviter les bonnes personnes

Il est difficile de tenir une réunion à distance avec un grand nombre de participants, en raison des capacités de la technologie et de la capacité de chacun à contribuer à la conversation. Commencez à le pratiquer avec de plus petits groupes de personnes et augmentez le nombre lorsque vous réussissez à gérer à distance. 1 à 10 personnes est un bon nombre pour commencer, car s’il y a beaucoup de gens à l’appel, il y a moins de personnes qui s’engagent dans la conversation.

Pendant la réunion

Une fois la réunion préparée, vous pouvez la lancer. Toutefois, son organisation ne s’arrête pas là. Vous devez également faire en sorte que tout se déroule correctement durant la réunion en intégrant chaque participant.

Rappeler l’objectif du jour

Rappelez aux participants l’objectif de la réunion une fois la réunion commencée. Si vous utilisez un tableau blanc de collaboration en ligne, vous pouvez facilement mettre un autocollant avec un objectif de réunion et ce qui doit être réalisé à la fin, de sorte que cela soit clair pour les participants à tout moment pendant la réunion.

Être courtois envers les autres

Évitez les conversations parallèles et les distractions en arrière-plan. Tout comme au lycée, quand vous n’aimiez pas que quelqu’un chuchote derrière votre dos, les conversations parallèles peuvent être déroutantes et laisser les gens de côté, surtout s’ils ne se trouvent pas au bureau.

Demander aux participants de contribuer

Demander directement une contribution aide les membres de l’équipe à se sentir engagés, qu’ils soient présents ou en télétravail. Et n’oubliez pas que les auditeurs ne peuvent entendre clairement qu’une personne à la fois, alors partagez à tour de rôle. Tendre la main à chacun dans la réunion individuellement ou demander spécifiquement leurs contributions est un bon moyen d’impliquer les gens.

Être engageant

Les réunions ennuyeuses sont difficiles à vivre. Puisque vous avez travaillé à l’organisation d’une grande réunion, rendez-la intéressante avec une interaction vivante, de bons visuels ou créez vos propres traditions de réunion. Prévoyez du temps pour briser la glace et posez des questions.