6 conseils pour gérer efficacement l’inventaire de votre cabinet dentaire

La gestion de l’inventaire de votre cabinet dentaire peut être une tâche difficile qui, si elle n’est pas gérée efficacement, peut rapidement devenir incontrôlable, laissant votre espace de stockage limité, encombré et désorganisé. Il existe une quantité incroyable de produits nécessaires au bon fonctionnement de tout cabinet dentaire. Des articles divers du quotidien tels que les gants et les masques faciaux aux matériaux spécialisés tels que les facettes et les implants, la gestion des matériaux utilisés par le cabinet demandent de la patience et un processus bien précis.

En tant que professionnels dentaires, vous êtes plus que capable de gérer une telle tâche, mais nous avons pensé que vous pourriez apprécier quelques conseils pour vous aider à gérer votre inventaire plus facilement.

Voici six conseils pratiques pour que votre cabinet reste productif et que votre gestion des stocks soit optimale.

Désignez une personne pour gérer l’inventaire et commander les fournitures

Le fait de n’avoir qu’une seule personne qui commande garantit qu’aucun produit ne sera commandé deux fois. La personne désignée connaîtra parfaitement votre inventaire, et pourra vous aider en cas de doute sur l’emplacement d’un produit particulier. En ayant une personne affectée à l’achat de fourniture, cette dernière peut également établir une relation de confiance avec vos fournisseurs, ce qui peut vous aider à obtenir de meilleures offres et à découvrir de nouveaux produits.

Établissez un processus de commande simple

Créez un manuel, qu’il soit écrit ou stocké électroniquement, qui indique clairement où certains produits sont commandés, le coût, l’emplacement des ressources, coordonnés, calendriers de paiement et comment répondre à toute demande particulière. Cela garantit que si votre employé dédié à la gestion des stocks prend un congé ou décide de partir, votre transition vers le prochain se fera sans heurts. En ayant un processus écrit ou enregistré dans un logiciel, il n’est pas nécessaire de se fier à la mémoire d’une seule personne et la gestion des stocks de votre cabinet continuera de se dérouler sans heurts malgré tout changement de personnel.

Faites le moins de commandes possible

Assurez-vous de mettre en place un processus de commande rationalisé. Faites moins souvent des commandes plus importantes, cela vous permettra de gagner du temps et de l’argent, car les commandes plus importantes bénéficieront souvent d’une remise plus généreuse. Bien sûr, nous savons que faire une seule commande par mois sera presque impossible, car il sera toujours nécessaire de passer des commandes spécialisées pour des interventions inhabituelles. Avec moins de commandes, vous gagnez du temps sur l’emballage des produits, l’ajustement des stocks et la commande elle-même.

Effectuer des contrôles d’inventaire de routine

Au moins une fois par mois, l’acheteur expérimenté doit prendre note des niveaux de stock des produits et mettre à jour l’inventaire tout en comparant les niveaux des mois précédents. Ce faisant, vous pouvez prévoir la demande pour chaque produit et évaluer si plus ou moins de produits doivent être commandés. Assurez-vous que vous avez sous la main les produits dont vous avez besoin et que les produits dont vous n’avez pas besoin n’encombrent pas votre espace de stockage limité. Par exemple, si après quelques mois de commande, vous constatez que vous avez un surplus, vous pouvez réduire la quantité que vous commandez chaque mois.

Pour encore simplifier la gestion des stocks, il existe des logiciels d’automatisation qui vous aideront à gagner du temps sur cette tâche chronophage.

Enregistrez la liste de tous les produits utilisés au cours de l’année

Une tâche extrêmement fastidieuse, mais nécessaire. Avoir des enregistrements de tous les produits utilisés, d’où ils ont été achetés et pour combien au cours de l’année permettra d’économiser du temps les années suivantes, en particulier les produits que vous commandez rarement. En créant cet enregistrement, vous avez une référence sur laquelle revenir lors de vos futures commandes, vous permettant de suivre toute augmentation de coût ou de quantité et de mettre en évidence toute anomalie.

Respectez votre budget

Assurez-vous de suivre attentivement votre budget, des dépenses excessives peuvent entraîner des difficultés financières. Comparez les prix d’approvisionnement d’un mois à l’autre et comparez-les à vos dépenses des années précédentes, en tenant compte de la croissance anticipée, car cela entraînera une augmentation des coûts d’approvisionnement. Méfiez-vous des incohérences telles qu’une augmentation de prix importante, vérifiez la situation dès que possible pour en déterminer la cause. De nombreux fabricants et distributeurs proposent des promotions ce qui est un excellent moyen de respecter le budget des produits fréquemment utilisés.

Avec ces 6 conseils, la gestion des approvisionnements de votre cabinet dentaire devrait être un peu plus facile. Votre entreprise sera équipée pour relever les défis liés à la gestion d’un grand nombre de produits.